Порядок складання, подання запиту
Затверджено
розпорядженням селищного голови
від 25.08.2022 р. № 80-о
ПОРЯДОК
розгляду запитів на публічну інформацію в Вовковинецькій селищній раді та її виконавчих органах
1. Загальні положення
-
- Даний Порядок розроблений відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», Указу Президента України №547/2011 від 05 травня 2011 року «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації» та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Вовковинецька селищна рада та її виконавчі органи.
- Публічна інформація, розпорядником якої є селищна рада та її виконавчі органи – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання селищною радою та її виконавчими органами своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у їх володінні відповідно до їх повноважень.
- Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до селищної ради та її виконавчих органів в усній або письмовій формі, за телефоном, електронною поштою за вибором запитувача.
- Запит на інформацію може бути індивідуальним або колективним.
- Облік запитів на інформацію в Вовковинецькій селищній раді та її виконавчих органах здійснюється відділом організаційної роботи та роботи з персоналом Вовковинецької селищної ради.
- Оформлення запиту на інформацію
2.1. Письмовий запит на інформацію подається шляхом заповнення примірної форми запиту на інформацію (додаток 1), або в довільній формі, але обов’язково мають містити:
П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
2.2. Запити на отримання публічної інформації приймаються у робочі дні з понеділка по четвер з 8.00 до 17.15 години, у п’ятницю з 8.00 до 16.00 години, обідня перерва – з 12.00 до 13.00 години:
за поштовою адресою: 32223, смт. Вовковинці, вул. Миру, 24, Хмельницький район, Хмельницька область;
за електронною поштою: wolfscity@ukr.net;
усно за телефоном: 03856-22190
2.3. Під час подання запиту на інформацію запитувач зазначає зручну форму отримання
інформації (пошта, електронна пошта, особисто).
2.4. У разі надходження усного або телефонного запиту на інформацію з питання, відповідь на яке може бути надано відразу, посадова особа надає таку відповідь усно, якщо запитувач не вимагає відповіді в письмовій формі.
2.5. Якщо запитувач на усний або телефонний запит вимагає відповіді в письмовій формі або зміст запитуваної інформації при поданні таких запитів є незрозумілим, відповідальна особа за забезпечення доступу до публічної інформації у виконавчих органах Вовковинецької селищної ради пропонує запитувачу скласти запит письмово, крім випадків, передбачених п. 2.7 Порядку.
2.6. При надходженні електронною поштою запиту на інформацію з питання, відповідь на яке може бути надано відразу, допускається надання такої відповіді на адресу електронної пошти запитувача, якщо запитувач (у тому числі після додаткових уточнень) на письмовій відповіді не наполягає.
2.7. У разі, якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити відповідальна особа за забезпечення доступу до публічної інформації, обов'язково зазначивши в запиті своє ім'я, контактний телефон та надати копію запиту особі, яка його подала.
2.8. Листи, які надійшли до Вовковинецької селищної ради та її виконавчих органів електронною поштою та не містять прохання надати певну інформацію чи документ, підлягають реєстрації та подальшого розгляду відповідно до Закону України «Про звернення громадян» та Інструкції з діловодства в Вовковинецькій селищній раді та її виконавчих органах.
- Реєстрація запитів на публічну інформацію
3.1. Відділ організаційної роботи та роботи з персоналом приймає, здійснює реєстрацію та облік інформаційних запитів на отримання публічної інформації від фізичних осіб та юридичних осіб, адресованих селищному голові, секретарю селищної ради, заступникам селищного голови, керуючому справами виконавчого комітету, селищній раді або виконавчому комітетові в цілому без зазначення конкретного виконавчого органу або адресата. Відділ організаційної роботи та роботи з персоналом доводить до виконавців та контролює строки підготовки відповідей у відповідності до вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації».
3.2. Запити, адресовані безпосередньо до виконавчих органів, реєструються особою, відповідальною за ведення діловодства в виконавчому органі.
3.4. Всі запити на інформацію, що надходять до Вовковинецької селищної ради та її виконавчих органів, реєструються в журналі реєстрації.
3.5. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пункті 2.1 цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пункту 2.1 цього Порядку не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
3.6. Реєстрація письмового запиту на інформацію здійснюється шляхом проставлення на ньому дати, реєстраційного індексу. Запити, що надійшли в електронній формі на електронну адресу селищної ради реєструються в тому самому порядку, що і письмові запити, після їх роздрукування на паперових носіях працівниками відділу організаційної роботи та роботи з персоналом.
3.7. Запити, які надійшли після закінчення робочого дня, реєструються наступного робочого дня. Запити, які надійшли у вихідні, святкові та інші неробочі дні, реєструються першого робочого дня після їх закінчення.
- Розгляд запитів на інформацію, надання відповідей, строки розгляду
- Залежно від змісту запит подається на резолюцію селищному голові.
- Зазначена резолюція оформляється протягом дня з часу реєстрації запиту. Для запитів зі строком розгляду 48 годин резолюція оформляється протягом однієї години після реєстрації запиту.
- Після повернення запиту з відповідною резолюцією відділ організаційної роботи та роботи з персоналом, запит невідкладно передається на виконання до виконавчого органу Вовковинецької селищної ради відповідно до резолюції.
- Відповідь на запит готується виконавчим органом Вовковинецької селищної ради, у володінні якого знаходиться запитувана інформація, за підписом автора резолюції. Відповідь на запит, який стосується надання інформації, створеної виключно виконавчим органом, може надаватись за підписом керівника виконавчого органу. Копія відповіді на запит в обов’язковому порядку надається до відділу організаційної роботи та роботи з персоналом.
- У разі якщо запит стосується сфери повноважень декількох виконавчих органів Вовковинецької селищної ради, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є виконавець, зазначений першим у резолюції.
- Відповідь на запит на публічну інформацію надається не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту. Строк розгляду запитів на публічну інформацію співвиконавцями визначається на один робочий день менше ніж відповідальному виконавцю.
-
- У разі, якщо запит на публічну інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту. Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтованим.
- У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду запиту може бути продовжено до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Термін розгляду запиту на публічну інформацію продовжується селищним головою за поданням виконавця. Про продовження строку запитувач інформується в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.
- Відповідь на запит повинна містити достовірну, точну та повну інформацію.
4.10. Якщо Вовковинецька селищна рада та її виконавчі органи не володіють і не зобов'язані відповідно до їх компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит, відповідальна особа за забезпечення доступу до публічної інформації оформляє та протягом п’яти робочих днів з дня отримання запиту направляє запитувачу відповідь про відмову в задоволенні запиту.
4.11. У разі, якщо Вовковинецька селищна рада та її виконавчі органи не володіють запитуваною інформацією, але відповідальній особі за забезпечення доступу до публічної інформації чи виконавцю відомо про належного розпорядника запитуваної інформації, цей запит в строк не більше п’яти робочих днів з дня його отримання направляється належному розпоряднику інформації, про що повідомляється запитувач. У такому разі відлік строку розгляду запиту на інформацію починається з дня отримання запиту належним розпорядником.
4.12. Інформація на запит надається, як правило, у тому вигляді, в якому вона зберігається у розпорядника інформації.
4.13. Якщо запит стосується довідкових, інформаційних, статистичних, аналітичних та інших матеріалів, такі матеріали надаються на запит, якщо вони були раніше створені та селищна рада та її виконавчі органи ними володіють. Якщо це потребує пошуку серед значної кількості даних, то відповідальний виконавець може продовжити строк надання відповіді згідно з Порядком.
4.14. Якщо запит стосується інформації, яка в узагальненому та систематизованому вигляді в селищній раді та її виконавчих органах відсутня або якою селищна рада та її виконавчі органи як розпорядники інформації не володіють, а для задоволення запиту необхідне створення нового документу, в тому числі шляхом аналітичної роботи, то в задоволенні такого запиту може бути відмовлено.
4.15. У разі, якщо встановлено, що інформація, щодо якої зроблено запит, належить до інформації з обмеженим доступом (є конфіденційною, таємною або службовою), виконавець розглядає запит та відмовляє запитувачу в наданні інформації з урахуванням вимог чинного законодавства.
4.16. У випадку, коли запитувана інформація належить до інформації з обмеженим доступом, у відповіді зазначається вид, найменування, номер, дата прийняття документу, відповідно до якого доступ до такої інформації обмежений. У разі якщо запитується документ, частина якого містить інформацію з обмеженим доступом, надається інформація, доступ до якої необмежений.
4.17. Відповідь про те, що інформація може бути одержана із загальнодоступних джерел, або відповідь не по суті запиту не допускається.
4.18. Якщо протягом п’яти робочих днів з дня отримання запиту надійшов лист запитувача з проханням не розглядати його запит, виконавець зупиняє подальший розгляд цього запиту. У такому випадку відповідь не надається.
4.19. Якщо від одного й того ж запитувача надійшло два або більше запитів, розгляд яких взаємопов’язано, такі запити можуть розглядатись одночасно та відповіді на них надаватися в одному листі.
4.20. Запити на публічну інформацію від одного і того ж запитувача одним і тим же розпорядником інформації повторно не розглядаються, якщо перший запит розглянуто і відповідь на нього надано. У такому випадку виконавець на адресу запитувача направляє відповідь про результати розгляду попереднього запиту та, у разі необхідності, копію відповіді на попередній запит.
4.21. Текст відповіді на запити готується у двох примірниках візується керівником виконавчого органу селищної ради, на який покладено розгляд запиту на публічну інформацію та підписується автором резолюції.
4.22. Інформація про відправлення відповідей, які надсилаються з використанням засобів поштового зв’язку, вносяться у відповідний реєстр (простих поштових відправлень, рекомендованих листів тощо).
4.23. Відповіді, які направляються на адресу електронної пошти, готуються безпосередніми виконавцями у паперовому вигляді та після їх підписання і реєстрації відповідальним виконавцем відправляються на електронні адреси запитувачів у сканованому вигляді. Посадова особа, яка здійснила відправлення, на зворотному боці відповіді проставляє відмітку, ставить свій підпис та долучає докази відправлення. Оригінали таких відповідей передаються до відділу організаційної роботи та роботи з персоналом.
4.24. На прохання запитувача, викладене у запиті, відповіді надаються розпорядником інформації йому особисто. Посадовою особою в установлений Законом строк здійснюються заходи щодо інформування запитувача про готовність відповіді та його запрошення для її отримання. Під час отримання відповіді запитувач проставляє відмітку про отримання, дату та підпис у відповідному журналі.
4.25. Інформація на запит надається безкоштовно.
4.26. У разі, якщо обсяг запитуваної інформації складає більше ніж 10 сторінок, інформація надається запитувачу, в тому числі на його електронну адресу, після відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк. Відшкодування фактичних витрат здійснюється у разі потреби у виготовленні більш як 10 сторінок, починаючи з 11 сторінки.
4.27. Не пізніше п’яти робочих днів з дня надходження запиту на інформацію, керівник виконавчого органу, відповідальний за надання відповіді на запит, повідомляє запитувачу у зручний для нього спосіб розмір фактичних витрат на копіювання або друк документів обсягом більше як 10 сторінок та реквізити для оплати.
4.28. Відповідь на запит на інформацію надається протягом трьох робочих днів після підтвердження повної оплати вартості фактичних витрат.
4.29. Відповідь на запит на інформацію не надається у разі повної або часткової відмови запитувача від оплати витрат, пов'язаних із наданням такої відповіді.
4.30. У разі ненадходження протягом одного місяця документів, що підтверджують повну оплату витрат, керівник виконавчого органу, відповідальний за надання відповіді на запит, повідомляє про це відділ організаційної роботи та роботи з персоналом для зняття запиту з контролю.
5. Відстрочка в задоволенні запиту на публічну інформацію
5.1. Відстрочка в задоволенні запиту на публічну інформацію допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені Закону України «Про доступ до публічної інформації» строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
5.2. У рішенні про відстрочку в задоволенні запиту на публічну інформацію має бути зазначено:
прізвище, ім’я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту;
дату надсилання або вручення повідомлення про відстрочку;
причини, у зв’язку з якими запит на інформацію не може бути задоволений у встановлений строк;
строк, у який буде задоволено запит;
підпис.
6. Відмова в задоволенні запиту на публічну інформацію
6.1. Відмова в задоволенні запиту допускається у випадках, якщо:
розпорядник інформації не володіє і не зобов'язаний відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит на публічну інформацію;
інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом;
особа, яка подала запит, не оплатила передбачені Законом України «Про доступ до публічної інформації» фактичні витрати, пов'язані з копіюванням або друком;
запит оформлено без дотримання вимог п. 2.1. Порядку.
6.2. Відповідь про відмову в задоволенні запиту на публічну інформацію надається в письмовій формі.
6.3. У відповіді про відмову має бути зазначено:
дата відмови;
мотивована підстава відмови;
прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, відповідальної за розгляд запиту;
порядок оскарження відмови;
підпис посадової особи.
7. Оскарження рішень, дій чи бездіяльності розпорядників інформації
7.1. Рішення, дії чи бездіяльність селищної ради та її виконавчих органів можуть бути оскаржені до селищного голови або суду.
7.2. Запитувач має право оскаржити:
відмову в задоволенні запиту на інформацію;
відстрочку задоволення запиту на інформацію;
ненадання відповіді на запит на інформацію;
надання недостовірної або неповної інформації;
несвоєчасне надання інформації;
невиконання обов'язку оприлюднювати інформацію відповідно до статті 15 Закону України «Про доступ до публічної інформації»;
інші рішення, дії чи бездіяльність селищної ради та її виконавчих органів, що порушили законні права та інтереси запитувача.
7.3. Оскарження рішень, дій чи бездіяльності селищної ради та її виконавчих органів до суду здійснюється відповідно до Кодексу адміністративного судочинства України.
8. Контроль за розглядом запитів
8.1. Контроль за своєчасним та якісним розглядом запитів на публічну інформацію у Вовковинецькій селищній раді та її виконавчих органах здійснюють:
посадові особи відділу організаційної роботи та роботи з персоналом.
8.2. Відповідальність за надання за запитами недостовірної чи неповної інформації, з порушенням встановлених строків або інших вимог закону в сфері доступу до публічної інформації несуть керівники виконавчих органів та безпосередні виконавці згідно з чинним законодавством.
8.3. З метою забезпечення своєчасного виконання доручень керівництва з розгляду запитів посадові особи відділу організаційної роботи та роботи з персоналом зобов'язані попереджати відповідальних виконавців про закінчення строку надання відповіді на запит не пізніше дня, який передує останньому дню розгляду запиту.
Начальник відділу організаційної роботи
та роботи з персоналом Олена ПОЗНЯКОВА